Wirtualne biuro

Wirtualne biuro (ang. Virtual Office), inaczej e-biuro (ang. e-office) – usługa polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu.

Wirtualne biuro umożliwia użytkownikom redukcję kosztów związanych z wynajmem lokalu i zatrudnieniem pracowników biurowych. Wirtualne biura zapewniają rejestrację przedsiębiorstwa pod swoim adresem, dzięki czemu osoby prowadzące działalność w domu lub też mobilni specjaliści mogą korzystać z prestiżu prowadzenia przedsiębiorstwa pod adresem jednego z centrów biznesowych.

Wirtualne biura poza wynajmem adresu zapewniają również:

• indywidualne numery telefoniczne
• odbiór telefonów i faksów
• odbiór i przesyłanie korespondencji
• odbiór i obsługę skrzynki mailowej
• obsługę prawną i księgową
• przechowywanie dokumentów
• rejestrację podmiotów gospodarczych w KRS, US, ZUS, GUS
• wsparcie księgowe, prawne, informatyczne
• założenie rachunku firmowego
• skrytkę pocztową
• wynajem sal na spotkania biznesowe
• dobór optymalnej lokalizacji na nową fabrykę, oddział, sklep lub biuro
• tworzenie biznesplanów
• wsparcie doradcze w różnych dziedzinach
• wyrabianie pieczątek, wizytówek i innych elementów systemu identyfikacji wizualnej
• wynajem biurek dla freelancerów lub na coworking^[1]

Wirtualne biuro to rozwiązanie dla ludzi pragnących rozpocząć działalność przy minimalnych kosztach lub obniżyć koszty istniejącej^[2]. W Polsce od dnia 1 lipca 2021 r. prowadzenie działalności gospodarczej, w zakresie świadczenia usług wirtualnego biura wymaga uzyskania wpisu w rejestrze przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz spółek i trustów prowadzoną przez właściwego Dyrektora Izby Skarbowej.^[3]

Wynajem wirtualnego adresu do rejestracji firmy jest zgodny z obowiązującymi w Polsce przepisami. Urzędy skarbowe nie mogą kwestionować legalności takiego rozwiązania, co potwierdza wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2014 roku^[4][5][6].